Już od kilku lat nie ma konieczności, by chory pracownik musiał dostarczyć do zakładu pracy zwolnienie lekarskie. Lekarze wystawiają bowiem elektroniczne zwolnienia lekarskie (L4) zwane e-ZLA. Wprowadzenie zwolnień on-line to znaczące ułatwienie dla osób chorych, którzy musieli taki dokument przekazać pracodawcy w ciągu 7 dni od wystawienia, a stan zdrowia na to nie pozwalał. W takim wypadku często pracownicy prosili o pomoc osobę bliską lub członków swojej rodziny. E-zla to również znaczne ułatwienie dla pracodawców oraz ZUS, przede wszystkim w aspekcie szybszych kontroli czy sprawniejszych rozliczeń pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą.
Elektroniczne zwolnienia
Czasowa niezdolność do pracy spowodowana chorobą pracownika nakłada na niego obowiązek dostarczenia zwolnienia lekarskiego(L4) za czas choroby. Pracownik w tym czasie jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Zmiany spowodowały, że dokumentem potwierdzającym czasową niezdolność do pracy z powodu choroby stało się elektroniczne L4, które wystawia lekarz. Cały proces ma na celu usprawnienie przepływu dokumentów między pracownikiem, pracodawcą oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. E-zwolnienie jest również trudniejsze do sfałszowania, zatem możliwości nadużyć staną się mniejsze. Pracodawca niemal natychmiast ma możliwość również drogą elektroniczną, wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawienia tego zwolnienia.
Jednak aby pracodawca posiadał wgląd do zwolnień elektronicznych, musi założyć profil informacyjny.
Obowiązki pracodawcy w zakresie wystawiania e-zwolnień
Płatnik składek powinien założyć profil informacyjny płatnika aby móc otrzymywać elektroniczne zwolnienia lekarskie pracowników. Profil zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej. Tworzy się go online i bezpłatnie za pomocą systemu udostępnionego przez ZUS – Platformy Usług Elektronicznych. Jednak żeby z niego skorzystać, płatnik musi być posiadaczem tzw. profilu zaufanego.
Jak jest wystawiane elektroniczne L4?
Zgodnie z założeniem lekarze mają bezpłatny dostęp do informacji zgromadzonych na kontach ubezpieczonych i płatników składek, w niezbędnym zakresie, w celu wystawienia zaświadczenia lekarskiego o niezdolności do pracy z powodu choroby lub opieki nad członkiem rodziny. Zaświadczenie lekarskie jest wystawiane w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. Zarówno ZUS, jak i pracodawca dostają informację o zwolnieniu lekarskim przesłanym drogą elektroniczną. Po wystawieniu tego tzw. e-zwolnienia (elektroniczna wersja L4), lekarz przekaże je na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS, który udostępni je bezpłatnie płatnikowi składek na jego profilu informacyjnym, nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego. Elektroniczne zwolnienie lekarskie traktowane jest dokładnie tak samo, jak jego papierowa wersja.
Lepsza kontrola zwolnień lekarskich
Wprowadzone zmiany ukróciły proceder nadużyć zwolnień lekarskich przez pracowników. Zwiększyła się dzięki temu skuteczność prowadzonej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich, szczególnie tych krótkotrwałych. Dotychczas przepisy dopuszczały dostarczenie L4 w ciągu 7 dni od wystawienia, przez co wykluczało to szansę skontrolowania osób będących na takim zwolnieniu. Skróci się również okres oczekiwania na wypłatę świadczeń z ZUS.
Upoważnienia do odbioru e-ZLA
Warto również wspomnieć, że jeśli pracodawca jest płatnikiem składek – osobą fizyczną, może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej. W takim przypadku profil może założyć i dla płatnika - osoby fizycznej i dla pełnomocnika (osoby fizycznej) lub tylko dla pełnomocnika.
Jeśli natomiast pracodawca jest płatnikiem składek - osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej może udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej np. swojemu pracownikowi. W takim przypadku profil będzie miała osoba fizyczna (pracownik), która równocześnie uzyska dostęp do roli płatnika składek.
Podsumowując lekarze wystawiają już od kilku lat elektroniczne zwolnienia lekarskie (L4) zwane e-ZLA. Dlatego pracownik nie musi już dostarczać zwolnieni lekarskiego w formie papierowej do zakładu pracy jednak powinien on pamiętać że ma obowiązek poinformowania pracodawcy o swojej nieobecności.
